Je kunt niet vroeg genoeg beginnen met de voorbereidingen voor het Bedrijfsjubileumfeest, dat is absoluut een feit.
De locatie die je voor ogen hebt moet beschikbaar zijn. Of misschien heb je al een band, een artiest of bepaald entertainment in gedachte?
Als het jubileumfeest plaatsvindt op het eigen bedrijf, dan is het heel belangrijk dat alle vergunningen tijdig worden aangevraagd.
Laat je evenementenbureau in ieder geval zo snel mogelijk opties plaatsen, zodat je zeker weet dat je niet “misgrijpt”.
Wat van belang is, is hoe jullie het bedrijfsjubileumfeest willen gaan invullen. Wordt het een jubileumfeest alleen voor alle medewerkers of worden ook de partners uitgenodigd en misschien ook wel kinderen?
Heb je al nagedacht wat je wilt gaan doen met Klanten en Relaties?
Wil je voor deze doelgroep een apart jubileumevenement opzetten?
Het is natuurlijk wel een fantastisch moment om je klanten en relaties te betrekken bij het bedrijfsjubileum!
De opkomst bij een bedrijfsjubileumfeest is vaak heel hoog. Probeer zoveel mogelijk van deze gelegenheid gebruik te maken.
Een sterk uitnodigingstraject voor een hoge opkomst
Herhalen – Herhalen – Herhalen, we kunnen het niet vaak genoeg herhalen, maar dat is wat echt heel belangrijk is. Het komend jubileumfeest moet gaan leven onder de medewerkers, de klanten en relaties.
Begin in ieder geval zo snel mogelijk met het communiceren van de datum van het jubileumfeest: de “SAVE THE DATE”.
Laat blijken dat het om iets heel bijzonders gaat, namelijk jullie bedrijfsjubileum en dat alleen de meest belangrijke personen hiervoor worden uitgenodigd.
Geef op verschillende momenten een tipje van de sluier…om de nieuwsgierigheid nog meer op te wekken…
Maak ze nieuwsgierig…
De originele uitnodiging, hoe ga je deze vormgeven?
Hoe komt de uitnodiging eruit te zien en vooral hoe ga je deze versturen? Naar het huisadres, per email of op een andere manier?
Maak een aparte uitnodiging voor klanten en relaties.
Personaliseer de uitnodiging en zorg voor een opvallende enveloppe of vormgeving.
Bepaal of jullie willen gaan werken met een (gepersonaliseerd) toegangsbewijs en hoe je deze wilt inzetten?
Welke informatie staat in de officiële uitnodiging?
Ter gelegenheid waarvan de genodigde deze uitnodiging ontvangt
De datum, tijden en de locatie van het jubileumfeest
Parkeren, Vervoer (bijvoorbeeld bussen wanneer van toepassing)
Hoe men zich kan aanmelden (bijvoorbeeld via de event website, voorzien van een inlogcode)
De uiterste aanmeldingsdatum
Informatie over het programma (een tipje van de sluier als je nog niet het volledige programma wilt vrijgeven en informatie over het toegangsbewijs, wanneer ontvangt men deze bijvoorbeeld)
Welke informatie vindt je in een Event Website?
In een event website vindt je alle relevante informatie over het bedrijfsjubileumfeest. De vormgeving van de website moet herkenbaar zijn en ook overeenkomen met de vormgeving van de uitnodiging die de gasten hebben ontvangen.
Wat wordt de url van de jubileumwebsite en is deze domeinnaam nog vrij? Vraag je evenementenbureau de domeinnaam en website hosting voor jullie te reserveren.
TESTING – TESTING – TESTING!
Voordat de event website de lucht in gaat, moet deze op alle fronten getest zijn.
Tussentijds kun je af en toe een tipje van de sluier onthullen… bijvoorbeeld door gave Jubileumfeest Moodboards te laten zien.
Op de event website van het bedrijfsjubileumfeest vindt je informatie zoals bijvoorbeeld:
De adresgegevens van de locatie
De routebeschrijving
De event tijden
Het programma
Dresscode
FAQ
Fotopagina waar achteraf de foto’s van het jubileumfeest op kunnen worden geplaatst
Denk aan toestemming voor het plaatsen van foto’s/video op de website/intranet
Contactpagina (aan wie kunnen vragen over het jubileumfeest worden gesteld?)
Professionele ondersteuning nodig bij het voorbereiden en organiseren van het komend Bedrijfsjubileum?
Mail naar de Specialist op het gebied van het organiseren van bijzondere, originele en unieke Bedrijfsjubilea: Brenda van den Adel. Haar rechtstreeks email adres is brenda@eventtoppers.nl
